Správa plateb

Pokud máte zapnuté manuální, on-line a/nebo kreditní platby, pak vám můžou přijít vhod následující tipy pro správu plateb, práci s výjimkami a provádění refundací v rámci rozvrhu rezervací.

Přehled plateb a jejich správa

Stav platby je znázorněn ikonami P a +, P (pending) znamená, že platba ještě nebyla uhrazena, + znamená, že platba byla provedena, a rezervace je tak schválena. Ikona +© u kreditního systému značí, že byla rezervace (alespoň částečně) uhrazena kreditem. Dále můžete vidět ikonu …, která znamená, že platba probíhá, a ikonu L, která se objeví, pokud si uživatel vybral, že zaplatí později. Ještě existuje pár dalších symbolů, které vyjadřují různé chyby, ke kterým může při platbě dojít, naleznete je v seznamu všech stavových kódů.

Pokud máte vybranou manuální platbu přes bankovní převod, šek nebo kreditní kartu, budou se rezervace v kalendáři zobrazovat s ikonou P, což znamená, že čekají na schválení. Jakmile obdržíte platbu nebo zkontrolujete informace o kreditní kartě, musíte rezervaci ručně schválit (viz Správa rezervací a zákazníků).

Pokud jste v kalendáři povolili volbu eshop, budete mít ve svém PayPal účtu přehled plateb z eshopu.

Přepsání stavu platby

Někdy může přijít vhod celý proces přijetí platby předělat manuálně. Jde například o případy, kdy chcete rezervaci někomu darovat zdarma nebo chcete platbu přijmout jiným kanálem, a je proto potřeba rezervaci ručně označit jako zaplacenou. Pokud máte detaily rezervace zobrazené jako administrátor, uvidíte tlačítko Schválit nebo Vrátit – tato tlačítka můžete použít pro manuální schválení nebo navrácení stavu platby.

Obnovení rezervací, které již vypršely

Pokud uživatel vytvoří rezervaci, avšak nedokončí proces platby, jeho rezervace zhruba za 15 minut vyprší a systém ji přesune do koše, aby nezabírala místo. V koši jsou takovéto rezervace označené ikonou T. Pokud chcete některou z vypršených rezervací obnovit, přejděte do sekce Dohled > Přehled > Zobrazit koš, klikněte na ikonu vpravo u této rezervace a klikněte na Obnovit rezervaci.

Pokud uživateli platba zabere více než 15 minut, a rezervace je tak uhrazena po časovém limitu, je rezervace z koše obnovena automaticky. V takovém případě se výjimečně může stát, že si místo v kalendáři zarezervuje jiný klient. Pokud k tomu dojde, obdrží administrátor e-mail upozorňující na to, že je potřeba ručně vyřešit tuto dvojitou rezervaci.

Umožněte uživatelům zaplatit později

V mnoha oborech se klientům fakturuje až po poskytnutí služby, nikoli při rezervaci. K tomu můžete využít fakturaci. Fakturaci lze použít i tehdy, když požadujete úhradu před službou, ale ne přímo při rezervaci.

Pokud chcete dát klientům na výběr mezi platbou předem a později, zapněte na stránce Nastavení > Zpracovat možnost požadovat platbu, ale umožnit uživateli zaplatit později. Na platební obrazovce se objeví tlačítko pro pozdější platbu, kterým lze úhradu přeskočit. Rezervace dostane ikonu L. O výběr platby se pak musíte postarat sami, protože klient již není na našem webu.

Zvláštním případem je možnost, aby uživatelé na čekací listině platili až po získání místa. Při zařazení na čekací listinu se platební obrazovka vůbec nezobrazí. Pokud používáte kredity, cena se odečte až při následném potvrzení místa.

Pokud uživatel mezitím utratil kredit za jinou rezervaci, systém zkontroluje, zda je povolena pozdější platba. Pokud ano, získá místo se stavem pozdější platby. Pokud ne, systém jej přeskočí a nabídne místo dalšímu uživateli na čekací listině, který má dostatek kreditu.

Refundace

Pokud používáte on-line platby a potřebujete některou z plateb vrátit zákazníkovi, je potřeba to udělat přes PayPal. Jakmile platbu vrátíte přes PayPal, systém s ní spojenou rezervaci v kalendáři automaticky označí jako refundovanou a přesune ji do koše. Pamatujte ale na to, že pokud vy nebo některý z vašich uživatelů zruší v kalendáři rezervaci, platba nebude přes PayPal vrácena automaticky.

Pokud máte povolený kreditní systém a máte povoleno, aby uživatelé mohli rušit své rezervace, budou jim při zrušení rezervace automaticky i vráceny kredity.

Správa kreditů

Stav kreditů jednotlivých uživatelů můžete měnit přes Uživatel správa. Pokud potřebujete provést hromadnou změnu v datech všech uživatelů, můžete funkcí Export exportovat databázi zákazníků do (čárkami odděleného) CSV formátu. Potom můžete provést změny, soubor uložit a nakonec jej znovu nahrát přes funkci Import. Pamatujte, že funkce Import umí pracovat pouze se soubory CSV.

V sekci Nastavení přístupu můžete nastavit, aby se prvního dne v měsíci kredit uživatelů vždy automaticky resetoval na zvolenou hodnotu.