Dokumentace
Vytisknout stránku

Správa plateb

Pokud máte zapnuté manuální, on-line a/nebo kreditní platby, pak vám můžou přijít vhod následující tipy pro správu plateb, práci s výjimkami a provádění refundací v rámci rozvrhu rezervací.

Přehled plateb a jejich správa

Stav platby je znázorněn ikonami P a +, P (pending) znamená, že platba ještě nebyla uhrazena, + znamená, že platba byla provedena, a rezervace je tak schválena. Ikona u kreditního systému značí, že byla rezervace (alespoň částečně) uhrazena kreditem. Dále můžete vidět ikonu , která znamená, že platba probíhá, a ikonu L, která se objeví, pokud si uživatel vybral, že zaplatí později. Ještě existuje pár dalších symbolů, které vyjadřují různé chyby, ke kterým může při platbě dojít, naleznete je v seznamu všech stavových kódů.

Přehled rezervací

Pokud máte vybranou manuální platbu přes bankovní převod, šek nebo kreditní kartu, budou se rezervace v kalendáři zobrazovat s ikonou P, což znamená, že čekají na schválení. Jakmile obdržíte platbu nebo zkontrolujete informace o kreditní kartě, musíte rezervaci ručně schválit (viz Správa rezervací a zákazníků).

Pokud jste v kalendáři povolili volbu eshop, budete mít ve svém PayPal účtu přehled plateb z eshopu.

Přepsání stavu platby

Někdy může přijít vhod celý proces přijetí platby předělat manuálně. Jde například o případy, kdy chcete rezervaci někomu darovat zdarma nebo chcete platbu přijmout jiným kanálem, a je proto potřeba rezervaci ručně označit jako zaplacenou. Pokud máte detaily rezervace zobrazené jako administrátor, uvidíte tlačítko Schválit nebo Vrátit – tato tlačítka můžete použít pro manuální schválení nebo navrácení stavu platby.

Pop-up okno pro schválení platby

Obnovení rezervací, které již vypršely

Pokud uživatel vytvoří rezervaci, avšak nedokončí proces platby, jeho rezervace zhruba za 15 minut vyprší a systém ji přesune do koše, aby nezabírala místo. V koši jsou takovéto rezervace označené ikonou T. Pokud chcete některou z vypršených rezervací obnovit, přejděte do sekce Dohled > Přehled > Zobrazit koš, klikněte na ikonu obrázek vpravo u této rezervace a klikněte na Obnovit rezervaci.

Obnovení vypršené rezervace

Pokud uživateli platba zabere více než 15 minut, a rezervace je tak uhrazena po časovém limitu, je rezervace z koše obnovena automaticky. V takovém případě se výjimečně může stát, že si místo v kalendáři zarezervuje jiný klient. Pokud k tomu dojde, obdrží administrátor e-mail upozorňující na to, že je potřeba ručně vyřešit tuto dvojitou rezervaci.

Refundace

Pokud používáte on-line platby a potřebujete některou z plateb vrátit zákazníkovi, je potřeba to udělat přes PayPal. Jakmile platbu vrátíte přes PayPal, systém s ní spojenou rezervaci v kalendáři automaticky označí jako refundovanou a přesune ji do koše. Pamatujte ale na to, že pokud vy nebo některý z vašich uživatelů zruší v kalendáři rezervaci, platba nebude přes PayPal vrácena automaticky.

Systém nedělá rozdíly mezi plnými a částečnými refundacemi. Rezervace bude přesunuta do koše, i pokud vrátíte pouze část platby. Pokud to takto nechcete, můžete rezervaci obnovit z koše, viz výše.

Pokud máte povolený kreditní systém a máte povoleno, aby uživatelé mohli rušit své rezervace, budou jim při zrušení rezervace automaticky i vráceny kredity.

Přístup k údajům o kreditních kartách

Když na obrazovce s platbou klient zadá údaje své kreditní karty, jak se tyto údaje dostanou k vám? Z bezpečnostních důvodů nelze údaje z kreditních karet posílat e-mailem, k jejich čtení tedy budete muset jít přes on-line rozvrh rezervací. K usnadnění celého procesu si lze nastavit odesílání potvrzení e-mailem při každé transakci v sekci Nastavení > Zpracovat. Každý z těchto e-mailů obsahuje přímý odkaz na zabezpečený server, který po vás bude vyžadovat přihlášení přihlašovacím jménem a heslem.

Údaje kreditní karty

Ikona stavu platby u rezervace, ke které jsou v systému údaje kreditní karty, bude na tyto údaje odkazovat: P. Tyto údaje lze číst pouze po přihlášení jako administrátor nebo superuživatel. Pro zobrazení plného čísla kreditní karty použijte odkaz Ukázat – komunikovat proběhne přes šifrované spojení, přes které lze údaje kreditních karet bezpečně přenášet.

Správa kreditů

Stav kreditů jednotlivých uživatelů můžete měnit přes Uživatelé správa. Pokud potřebujete provést hromadnou změnu v datech všech uživatelů, můžete funkcí Export exportovat databázi zákazníků do (čárkami odděleného) CSV formátu. Potom můžete provést změny, soubor uložit a nakonec jej znovu nahrát přes funkci Import. Pamatujte, že funkce Import umí pracovat pouze se soubory CSV.

Resetování kreditu každý měsíc

V sekci Nastavení přístupu můžete nastavit, aby se prvního dne v měsíci kredit uživatelů vždy automaticky resetoval na zvolenou hodnotu.