Dokumentace
Vytisknout stránku

Synchronizace s jinými kalendáři

Funkce uvedené na této stránce jsou dostupné pouze platícím zákazníkům. Můžete si ji ale vyzkoušet na týden kliknutím na tlačítko „Začátek zkoušky zdarma“ na stránce „Synchronizace“.

SuperSaaS podporuje několik způsobů propojení rezervačních rozvrhů s jinými on-line kalendáři. Informace o dostupnosti v rozvrhu lze načítat z Google Kalendáře a také lze informace o rezervacích odesílat z rozvrhů do kalendářových programů, jako je například Outlook na počítači nebo v telefonu.

Načítání informací o dostupnosti z Google Kalendáře do SuperSaaS
Zobrazení rezervací ze SuperSaaS v externím kalendáři

Načítání informací o dostupnosti v SuperSaaS z osobního kalendáře

SuperSaaS lze připojit ke Google Kalendáři a potom z něj použít informace o volnu/obsazenosti jako dostupnost v SuperSaaS. Pokud chcete informace o volnu/obsazenosti načítat z programu, jako je například Outlook, musíte nejdříve nastavit synchronizaci Outlooku s Google Kalendářem.

Google Kalendář

Když Google Kalendář propojíte s rozvrhem SuperSaaS, schůzky z Google Kalendáře se budou v rozvrhu SuperSaaS zobrazovat jako nedostupná místa. Zákazníci se tak mohou rezervovat pouze v časech, kdy jim to umožní jak váš osobní kalendář, tak i otevírací hodiny. Synchronizovány jsou pouze informace o dostupnosti/nedostupnosti, zákazníci tedy neuvidí u osobních schůzek žádné údaje. Pokud byste raději synchronizovali rozvrh SuperSaaS do Google Kalendáře, mrkněte na tento návod.

Tento typ synchronizace se může hodit i pro definování komplexních otevíracích dob. V Google Kalendáři můžete vytvořit komplexní soubor opakujících se událostí, které nechají volnou otevírací dobu.

Synchronizaci lze nastavit následujícím postupem:

  1. V Google Kalendáři ukažte na jméno kalendáře, který chcete synchronizovat, a klikněte na šipku pro zobrazení menu.
  2. Vyberte Sdílet tento kalendář
    Klikněte na Sdílet
  3. Vyberte Učinit tento kalendář veřejným a Zobrazit pouze informace o dostupnosti (skrýt podrobnosti).
  4. Klikněte na Podrobnosti kalendáře a zkopírujte ID kalendáře v poli Adresa kalendáře (viz obrázek níže). Pokud máte jen jeden Google Kalendář, bude ID pravděpodobně váš e-mail. ID Google Kalendáře
  5. Na ovládacím panelu přejděte do Dohled > Synchronizovat. Zde můžete vyplnit ID kalendáře. Po kliknutí na Uložit změny systém zkontroluje propojení a nahoře se zobrazí zpráva o tom, jestli bylo propojení úspěšné.

Potom bude SuperSaaS pravidelně kontrolovat, jestli se ve vašem Google Kalendáři něco nezměnilo. Intervaly aktualizací informací o dostupnosti z Google Kalendáře závisí na tom, jak často lidé přistupují k rozvrhu. Když někdo přijde na rozvrh, systém zkontroluje, jestli je aktuální verze informací o dostupnosti starší než 15 minut. Pokud ano, pak informace aktualizuje. Aktualizace může trvat pár vteřin a aktualizované informace se mohou zobrazit až po druhém obnovení stránky. Pro uživatele by toto neměl být problém, protože předtím, než mohou vytvořit rezervaci, projdou několik stránek. Aktualizace se přijímají až 5 měsíců do budoucnosti. Doporučujeme tedy nastavit, aby si uživatelé nemohli vytvářet rezervace na delší dobu dopředu.

Pokud si chcete do Google Kalendáře uložit událost, ale nechcete, aby se potom v SuperSaaS zobrazovala jako nedostupnost, klikněte v Google Kalendáři na Upravit Událost a vyberte možnost Ukázat mě jako: K dispozici. Pokud chcete mít možnost vytvářet rezervace v časech, které jsou v Google Kalendáři označené jako nedostupné, klikněte na Povolit administrátorovi ignorovat všechna časová omezení na záložce s otevírací dobou.

Řešení problémů

V Google Kalendáři i v SuperSaaS zkontrolujte, že máte nastavené správné časové pásmo. Časová pásma nemusejí být v obou kalendářích stejná, ale pokud se budou lišit, budou se časy přepočítávat. Zkontrolujte tedy, že k přepočtu opravdu dochází.

Použití informací o dostupnosti z Outlooku v SuperSaaS

Pro aktualizování dostupnosti z kalendáře v Outlooku je potřeba nejdříve nastavit synchronizaci Outlooku a Google Kalendáře pomocí některého z programů třetí strany. Google Kalendář je zdarma a jeho založení je jednoduché. V Google Kalendáři tedy nemusíte rozvrh aktivně spravovat, stačí ho použít jako propojení mezi Outlookem a SuperSaaS.

Pro synchronizaci je k dispozici několik programů:

  • gSyncit (zdarma pro synchronizaci jednoho kalendáře)
  • Sync2
  • Sync Mac (pro uživatele Macu, synchronizace kalendářů zdarma)

Vy budete potřebovat pouze synchronizaci kalendáře v Outlooku s Googlem, nepotřebujete synchronizovat kontakty, ani úkoly. V pokročilých možnostech lze nastavit frekvenci synchronizace – ta může být například 5 minut, ale i méně.

Jakmile máte nastavenou synchronizaci mezi Outlookem a Google Kalendářem, stačí už jen nastavit synchronizaci mezi SuperSaaS a Google Kalendářem (viz výše). Po dokončení první synchronizace budou časy, kdy jste v Outlooku nedostupní, v rozvrhu SuperSaaS blokovány.

Publikace rozvrhu SuperSaaS do jiného kalendářového programu

Svůj rozvrh můžete publikovat do jakéhokoliv kalendářového programu, který podporuje odběr standardního iCal feedu – například Microsoft Outlook, Apple iCalendar nebo Google Kalendář. Odkaz na iCal je jednosměrný – když něco v rozvrhu SuperSaaS změníte, po synchronizaci se změna promítne například do kalendáře v Outlooku. V Outlooku ale nelze tyto události měnit. Pro zobrazení rezervací v kalendáři v telefonu lze také použít webcal odkaz. Obecně je na telefonu ale lepší použít mobilní verzi našeho webu (m.supersaas.com), kde můžete rezervace i upravovat.

Synchronizaci lze nastavit následujícím postupem:

  1. Pro nastavení odběru je nejprve potřeba nalézt „webcal“ odkaz na konkrétní kalendář SuperSaaS. Najdete ho v nastavení Dohled > Synchronizovat
  2. Pokud používáte Google Kalendář, budete nejdříve muset přejít do hlavní stránky kalendáře a potom kliknout na šipku vedle Jiné kalendáře.
  3. V menu vyberte Přidat pomocí adresy URL a zadejte webcal odkaz.
Vyberte Přidat pomocí adresy URL Vložte adresu
Intervaly, ve kterých Google informace aktualizuje, nemůžeme ovlivnit a mohou trvat i několik hodin. Aktualizace do Microsoft Outlooku ve výchozím nastavení obvykle bývají kolem 15 minut.

Data z odebíraného kalendáře jsou oddělená od ostatních událostí v kalendáři – v Google Kalendáři je naleznete v sekci Jiné kalendáře. Protože kalendáře nejsou sloučené, můžete odebíraný kalendář smazat, aniž by to ovlivnilo jiné události.

Pokud chcete rezervace z kalendáře SuperSaaS importovat do svého kalendářového programu, můžete si je stáhnout v sekci Dohled > Ke stažení a potom je nahrát do kalendářového programu. Rezervace se potom ale nebudou aktualizovat automaticky. Můžete však udělat malý kompromis – V SuperSaaS lze nastavit, aby se vám automaticky při nové rezervaci odesílalo potvrzení e-mailem s přiloženým malým iCal souborem. Potom můžete rezervaci přidat do svého kalendáře jedním kliknutím. iCal přílohu lze přidat tak, že do potvrzovacího e-mailu napíšete magické slovo $ical.

Intervaly, ve kterých probíhá aktualizace dat, závisí na kalendářovém programu, ne na SuperSaaS. Protokol iCal je poměrně nešetrný, protože při každé aktualizaci přenáší všechna kalendářová data. Proto většina programů raději neaktualizuje moc často. Navíc protokol iCal povoluje odeslání pouze omezeného množství datových polí. To znamená, že se nebude přenášet žádné z vlastních polí definovaných v SuperSaaS.

Pokud jste programátor, můžete tato omezení obejít použitím SuperSaaS API. Je to efektivnější a podporována jsou všechna dostupná pole. Je k tomu však zapotřebí dostatek technických znalostí pro vytvoření rozhraní.

Rozhraní iCal nepodporuje žádný způsob autorizace. Pokud se tedy obáváte, že někdo najde webcal odkaz a bez vašeho vědomí jej bude používat, můžete odkaz zablokovat. Na záložce Nastavení > Přístup dole na obrazovce najdete pole Zablokovat přístup programům s kalendářem. Po označení bude synchronizace přes iCal zakázána.