Vytisknout stránku

Synchronizace s jinými kalendáři

Funkce uvedené na této stránce jsou dostupné pouze platícím zákazníkům. Můžete si ji ale vyzkoušet na týden kliknutím na tlačítko „Začátek zkoušky zdarma“ na stránce „Synchronizace“.

SuperSaaS podporuje několik způsobů propojení rezervačních rozvrhů s jinými on-line kalendáři. Můžete nastavit svou dostupnost v SuperSaaS rozvrhu podle kalendáře v Googlu nebo Outlooku a také lze informace o rezervacích odesílat z rozvrhů do kalendářových programů, jako je například Outlook na počítači nebo v telefonu.

Načítání informací o dostupnosti z Google Kalendáře do SuperSaaS
Zobrazení rezervací ze SuperSaaS v externím kalendáři

Řídit dostupnost v SuperSaaS podle vašeho Google nebo Outlook kalendáře

SuperSaaS lze připojit ke Google kalendáři a potom z něj použít informace o volnu/obsazenosti pro dostupnost v SuperSaaS. Rovněž můžete dostupnost v SuperSaaS nastavit podle vaší dostupnosti ve webovém verzi Outlooku. Pokud používate desktopovou verzi Outlooku, tak ji nejdříve musíte propojit na Outlook.com.

Když Google Kalendář propojíte s rozvrhem SuperSaaS, schůzky z Google Kalendáře se budou v rozvrhu SuperSaaS zobrazovat jako nedostupná místa.

Zákazníci se tak mohou rezervovat pouze v časech, kdy jim to umožní jak váš osobní kalendář, tak i otevírací hodiny. Synchronizovány jsou pouze informace o dostupnosti/nedostupnosti, zákazníci tedy neuvidí u vašich osobních schůzek žádné údaje.

Tento typ synchronizace se může hodit i pro definování komplexních otevíracích dob. V Google Kalendáři můžete vytvořit složitější pravidla opakujících se událostí, které vám umožní nastavit dostupnost velmi detailně.

Synchronizaci lze nastavit následujícím postupem:

  1. Přejděte na částDohled>na záložku Synchronizace v rozvrhu, v kterém si chcete nastavit dostupnost
  2. U volby "Připojit k " si vyberte "Google kalendář" nebo "Microsoft Outlook"
  3. Google nebo Microsoft vás požádají o přihlášení a zobrazí vám stránku s potvrzením
  4. Jakmile se obrazovka s přihlášením zavře, tak se vám objeví seznam vašich kalendářů.
  5. Vyberte si jeden a následně stránku uložte

Jakmile to bude nastavené, tak si SuperSaaS bude pravidelně kontrolovat změny ve vašem Google nebo Outlook kalendáři. Frekvence aktualizace dat z Google kalendáře nebo Outlooku závisí na tom jak často je váš rozvrh navštěvován.

Intervaly aktualizací informací o dostupnosti z Google Kalendáře závisí na tom, jak často lidé přistupují k rozvrhu. Když někdo přijde na rozvrh, systém zkontroluje, jestli je aktuální verze informací o dostupnosti starší než 15 minut. Pokud ano, pak informace aktualizuje. Aktualizace může trvat pár vteřin a aktualizované informace se mohou zobrazit až po druhém obnovení stránky. Pro uživatele by toto neměl být problém, protože předtím, než mohou vytvořit rezervaci, projdou několik stránek. Aktualizace se přijímají až 5 měsíců do budoucnosti. Doporučujeme tedy nastavit, aby si uživatelé nemohli vytvářet rezervace na delší dobu dopředu.

Pokud si chcete do Google Kalendáře uložit událost, ale nechcete, aby se potom v SuperSaaS zobrazovala jako nedostupnost, klikněte v Google Kalendáři na Upravit Událost a vyberte možnost Ukázat mě jako: K dispozici. Pokud chcete mít možnost vytvářet rezervace v časech, které jsou v Google Kalendáři označené jako nedostupné, klikněte na Povolit administrátorovi ignorovat všechna časová omezení na záložce s otevírací dobou.

Přesvědčte se, že máte správně nastavené časové zóny

Přesvědčte se, že máte správně nastavené časové zóny, jak v Google kalendáři nebo Outlooku a v také v SuperSaaS. Časové zóny nemusí být nutně shodné v obou kalendářích, ale pokud se liší, tak se časy událostí odpovídajícím způsobem upraví. Ujistěte se tedy, že se to děje záměrně.

Dostat rozvrh v SuperSaaSn rozvrhu do jiného kalendářového rozvrhu

Svůj rozvrh můžete publikovat do jakéhokoliv kalendářového programu, který podporuje odběr standardního iCal feedu – například Microsoft Outlook, Apple iCalendar nebo Google Kalendář. Odkaz na iCal je jednosměrný – když něco v rozvrhu SuperSaaS změníte, po synchronizaci se změna promítne například do kalendáře v Outlooku. V Outlooku ale nelze tyto události měnit.

Pro zobrazení rezervací v kalendáři v telefonu lze také použít webcal odkaz. Obecně je na telefonu ale lepší použít mobilní verzi našeho webu (m.supersaas.com), kde můžete rezervace i upravovat.

Kroky k publikování SuperSaaS rozvrhu do Google kalendáře:

  1. Jako první krok, najděte "webcal" odkaz vašeho rozvrhu v SuperSaaS. Link najdete v části Dohled > v záložce Synchronizace
  2. Pokud používáte Google kalendář, pak přejděte Nastavení vašeho hlavního kalendáře a klikněte na Přidat kalendář v levé části stránky. Integrace Google kalendáře se SuperSaaS kalendářem
  3. Pak si vyberete volbu Z URLa přidáte webcal odkaz ze SuperSaaS. Vložit adresu

Data z odebíraného kalendáře jsou oddělená od ostatních událostí v kalendáři – v Google Kalendáři je naleznete v sekci Jiné kalendáře. Protože kalendáře nejsou sloučené, můžete odebíraný kalendář smazat, aniž by to ovlivnilo jiné události.

Pokud chcete rezervace z kalendáře SuperSaaS importovat do svého kalendářového programu, můžete si je stáhnout v sekci Dohled > Ke stažení a potom je nahrát do kalendářového programu. Rezervace se potom ale nebudou aktualizovat automaticky. Můžete však udělat malý kompromis – V SuperSaaS lze nastavit, aby se vám automaticky při nové rezervaci odesílalo potvrzení e-mailem s přiloženým malým iCal souborem. Potom můžete rezervaci přidat do svého kalendáře jedním kliknutím. iCal přílohu lze přidat tak, že do potvrzovacího e-mailu napíšete magické slovo $ical.

Intervaly, ve kterých probíhá aktualizace dat, závisí na kalendářovém programu, ne na SuperSaaS. Protokol iCal je poměrně nešetrný, protože při každé aktualizaci přenáší všechna kalendářová data. Proto většina programů raději neaktualizuje moc často. Navíc protokol iCal povoluje odeslání pouze omezeného množství datových polí. To znamená, že se nebude přenášet žádné z vlastních polí definovaných v SuperSaaS.

Vezměte v patrnost, že frekvence s jakou Google kalendář aktualizuje informace není pod naší kontrolou a může to trvat až několik hodin. K dispozici je rychlejší způsob jak synchronizovat Google viz níže. Aktualizace ostatníh programů jako Microsoft Outlooku při výchozím nastavení trvají obvykle půl hodiny.

Rozhraní iCal nepodporuje žádný způsob autorizace Pokud se tedy obáváte, že někdo najde webcal odkaz a bez vašeho vědomí jej bude používat, můžete odkaz zablokovat. V částiNastavení >v záložce Přístup dole si můžete zvolit Zablokovat přístup programům s kalendářem. Po označení bude synchronizace přes iCal zakázána.

Nastavitelná synchronizace SuperSaaS rozvrhu do Google kalendáře

Běžná integrace přes iCal s Google kalendářem je relativně pomalá, běžně se synchronizuje dvakrát denně. Nastavení rychlosti aktualizace je na straně Googlu a není ji možné upravit.

Aby to šlo obejít, tak můžete použít tzv. webhook a zajistit tak okamžitou aktualizaci vašeho Google kalendář událostmi ze SuperSaaS. A to včetně smazaných nebo změněných rezervací. Další výhodou je, že si můžete nastavit na míru, které informace chcete ze SuperSaaS přenášet - například informace o ceně rezervace ze SuperSaaS do Google kalendáře. Manuální konfigurace může být poměrně komplexní, ale existují služby které vám mohou pomoci provést nastavení automaticky. Jmenovitě Integromat.com a Zapier.com mají připravené šablony pro spojení SuperSaaS a Google kalendáře (a mnoho dalších služeb) na pár kliků.

Naši vývojáři připravili šablony jak pro Integromat tak pro Zapier Můžete si tak zajistit okamžitý přenos rezervací ze SuperSaaS do Google kalendáře i jiných programů. Pokud provedete změnu nebo smazání rezervace v SuperSaaS, odrazí se to rovněž v propojeném Google kalendáři. Šablony můžete použít tak jak jsou nebo si je můžete rozšířit a upravit, aby lépe odpovídaly vašim potřebám. Například změnit pole, která se přenáší. Náš příspěvek na blogu o Google kalendáři jde do většího detailu jak proces můžete proces synchronizace zrychlit.

Integromat