Klikněte zde pro přehrání video návodu. Systém je kompletně v češtině, pouze návod ukazuje anglickou verzi
Tento návod popisuje jak nastavit rezervační systém pro skupinové události například pro lekce fitness. Instrukce si přizpůsobte svým konkrétním potřebám.
Pokud například potřebujete zorganizovat skupinovou exkurzi nebo firemní školení, můžete rovněž použít tento návod. Tento způsob rezervací označujeme jako kapacitní typ, kdy si více lidí může udělat rezervaci ve stejný čas.
Pokud chcete vytvořit rezervační systém pro jednorázovou událost návod na event se vám hodí více.
Pokud chcete událost rozdělit do časových úseků z nich každý bude určený pouze pro jednu osobu a úseky budou v pravidelných intervalech – např. jako rodičovské schůzky, návod na zdrojový typ vám pravděpodobně pomůže více.
Přihlašování na skupinový event
Tento typ rozvrhu se odlišuje tím, že administrátor určuje předem časové úseky s danou kapacitou. Uživatelé se pak mohou rezervovat pouze do těchto nastavených slotů (lekcí) a nikam jinam.
Tento způsob rezervací je vhodný když:
- máte víc než jednu událost
- potřebujete aby si lidé našli datum a čas události v kalendáři
- vaše akce má několik částí do které mohou být zvoleny separátně
Tento návod ukazuje následující úpravy:
- použití rozvrhu pro plánování skupinových aktivit
- přidání pole s lokalitou
- obdržení platby za každého účastníka
Na konečný výsledek se můžete podívat na demoverzi pro fitness.
Nastavení rezervačního systému v 5-ti jednoduchých krocích
Jakmile si zřídíte nový účet, nejefektivnější cesta je jak si nastavit rozvrh je pomocí cyklu nastav-vyzkoušej:
Krok Nastavení základního rozvrhu pomocí průvodce
Vyberte si odpovídající typ rozvrhu
Klikněte na Nový rozvrh v pravém menu v Ovládacím panelu. Zobrazí se vám Průvodce novým rozvrhem s volbami potřebnými pro nastavení rezervací.
První vaše volba bude mezi zdrojovým, kapacitním nebo servisní typem rozvrhu. Pro tento případ zvolte Kapacitní typ rozvrhu, protože předpokládáme, že na lekci fitness se bude hlásit více lidí.
Pojmenujte váš rozvrh rezervací
Název vašeho rozvrhu spolu s názvem vašeho účtu tvoří URL adresu rezervačního systému, kterou uvidí klienti ve svém prohlížeči.
Použijte stručný název ideálně bez diakritiky. Později ho budete moci kdykoliv (i včetně názvu účtu) kdykoliv změnit. Vemte na vědomí, že při změně názvu se změní i URL adresa rezervačního rozvrhu, kterou pak musíte případně upravit i na vašem webu (pokud ji tam máte uvedenou)
Napište tedy název rozvrhu například „Fitness Klub“, a potom klikněte Další.
Určete kapacitu a délku události (lekce)
Rozhodněte se kolik účastníků může navštěvovat lekce fitness: Vícekrát: vložte hodnotu podle toho kolik uživatelů si může rezervovat slot ve stejném čase: Pro začátek si zadejte nižší číslo, ať si můžete vyzkoušet fungují čekací listiny. Počet účastníků můžete změnit kdykoliv později. Můžete zaškrtnout volbu Neomezeně když nechcete limitovat počet lidí, kteří se mohou k lekci přidat.
Dále si nastavíte výchozí délku lekce, která je pro tento návod zvolena na 60 minut. Vyberte si volbu Čekací listina abyste nabídli účastníkům možnost zapsat na čekací listinu pro případ když bude lekce plně obsazena
U Kalendáře si zvolte Ukázat kalendář s úseky, které si uživatel může vybrat. protože počítáme s tím, že rezervační systém bude nabízet více než jednu lekci. Kliknutí na Dokončit vytvoříte rozvrh a zpřístupníte jej online.
Nyní máte funkční online rezervační systém. Další kroky vám ukáží jak určíte kdy se vaše lekce budou konat a jak rozvrh otestovat.
Krok Vyzkoušejte rozvrh zda pracuje dle očekávání.
Pokud chcete vidět rezervační systém jako administrátor, klikněte Použít v menu. Tato volba je vidět jenom pokud jste jako administrátor přihlášeni.
Běžní uživatelé uvidí ten stejný rozvrh, ale s méně možnostmi. Tlačítko použít Použít najdete rovněž v Ovládacích panelech.
Napoprvé bude rezervační kalendář prázdný. Většinu toho co uvidíte můžete nastavit Přizpůsobení vzhledu Například se můžete rozhodnout zda jak výchozí zobrazení ponecháte den, týden nebo měsíc.
Vytvořit slot pro lekci
Klikněte v rozvrhu na čas, kdy chcete vytvořit lekci. Zobrazí se okno Nový slot. Pokud se okno objeví na nevhodném místě, můžete si jej jednoduše přetažením přesunout na obrazovce na vhodnější místo.
Zadejte datum a název lekce například jako „Pilates“. V poli Popis můžete přidat obrázky a vysvětlit o co v lekci jde. Obrázky musíte mít k dispozici online abyste je mohli vložit ve formě URL adresy (tj. obrázek musí začínat s „http“)
Alternativně můžete použít prostor nad rozvrhem pro delší popis. Zde máte k dispozici několik možností formátování Vzhled včetně změny barev a přidání obrázků.
Kliknutím na vytvořený slot se zobrazí lekce bez přihlášených. Odkaz na Nová rezervaci se hodí pro případy kdy chcete zadat účastníky sami – například když přijímáte rezervace po telefonu. Vemte na vědomí, že uživatelé rezervačního systému neuvidí stejné funkce jako vy.
Vytvoření rezervace
kliknutím na Nová rezervace si klient vytvoří rezervaci. V základu se systém ptá pouze na jméno, další pole si můžete doplnit v záložce Zpracování. Rezervaci uložíte pomocí tlačítka Vytvořit rezervaci.
U lekce je nyní vidět1/3, což znamená, že jedno ze třech míst je obsazené
Zelené zatržítko označuje lekci, která má vytvořenou rezervaci. Což je velmi pohodlné pro vaše zákazníky – protože rychle uvidí na které lekce se přihlásili.
Editace lekcí
Změny v lekci můžete provést kliknutím na Změnit slot. Pokud změníte detaily lekce – například počáteční čas, tak se všechny existující rezervace posunou na nový čas.
Krok Úprava nastavení
Stránka s nastavením
V Nastavení přejdete na záložku Přehled pro přehled nastavení, která můžete upravit. Na stejném místě můžete rozvrh zablokovat nebo ho úplně smazat.
Nastavení záložky zdroje
Záložka Zdroje obsahuje nastavení obecných parametrů rezervačního systému. První volba obsahuje nastavení název kalendáře. V tomto případě je tam nastaveno Fitness lekce.
Místo výchozího nastavení jako „slot“ a „rezervace“ použitých v celém systému si můžete zvolit jiná slova, ale vemte prosím v potaz, že nová slova systém neumí skloňovat.
Nastavení kapacity
Můžete si určit kolik lidí může navštívit lekci a můžete si zvolit zda chcete vytvořit několik lekcí s odlišnou kapacitou. Pokud zadáte nulu, tak vypnete jakýkoli limit.
Další pole určuje kolik míst si může jedinec najednou zarezervovat v jedné lekci. Zadáním hodnoty vyšší než 1 rozšíří uživatelské zobrazení o pole „Počet míst“.
Pro lekci fitness se hodí ponechat volbu na 1, ale pokud například chcete prodávat vstupenky na akci, může se vám hodit, aby si lidé mohli koupit víc než jednu.
Dál můžete specifikovat kolik rezervací si může uživatel vytvořit celkem pro všechny lekce. Rovněž si můžete nastavit zda to má zahrnovat i proběhlé rezervace. Když klient dosáhne maxima tak si může stávající rezervace změnit nebo smazat. Omezení můžete určit zda omezení má platit na stejný den nebo stejný týden.
Následují dvě zaškrtávátka, které určují zda účastníci mohou vytvořit více rezervací ve stejné lekci a zda je kapacita lekce viditelná i ostatním nejen vám. Vemte prosím v potaz, že poznat „stejnou osobu“ lze pouze podle přihlašovacího jména.
Pokud tedy uživatelům povolíte vytvořit si vlastní přihlašovací jméno (nebo když umožníte rezervace bez přihlášení) tak systém neumí zabránit tomu, aby si lidé udělali druhou rezervaci s druhým přihlašovacím jménem.
Nastavení čekacích listin
Volba Přeplnění kapacity odkazuje na nastavení čekacích listin Zde si můžete nastavit jak se má rozvrh chovat při přeplnění kapacity, zda to má či nemá povolit a zda se má použít čekací listiny- Tam jsou uživatelé umístnění dokud se nějaká existující rezervace není zrušena
Pro každou lekci se vytváří čekací listina zvlášť a pokud je zaškrtnuta volba „Automaticky provést rezervaci“ tak při zrušení existující rezervace se uživatelům z čekací listiny vytvoří rezervace dle jejich pořadí.
Pokud umožníte lidem si rezervovat více než jedno místo, tak pokud někdo bude požadovat více míst než je dostupných, tak budou přesunuta na čekací listinu.
Přidejte pole s lokalitou
V nastavení můžete určit, kde se lekce konají pomocí pole „Lokalita“ Pokud máte více lekcí, tak zde bude větší prostor dodatečné informace. Pokud budete mít zveřejněný rozvrh, tak se tato informace z pole „Lokalita“ rovněž přesune do odpovídajících polí v Outlooku, iCal formátu nebo Google kalendáři.
Nastavení ceny a času
Zde si můžete rovněž nastavit cenu vašeho eventu. Hodnota, kterou zde zadáte slouží jako výchozí – u jednotlivých lekcí si cenu můžete upravit. Kliknutím na Nastavení ceny si můžete nastavit pokročilé cenová pravidla.
Uvědomte si prosím, že pouhým nastavením cen zde, ještě nebudou uživatelé platit. Můžete si nastavit ceny jenom pro zobrazení a platby si zařídíte mimo. Víc informací o tom jak si nastavit cenová pravidla a platební metody najdete na stránce Platby.
Pod Čas si nastavíte výchozí délku lekcí a upravíte jak má se má čas zobrazovat uživatelům. Zaokrouhlením všech časů na celé dny může být dobrý nápad pro případ, kdy používáte rezervační systém pro akce, které trvají více dnů.
Nastavení přístupu
Systém rovněž poskytuje výchozí nastavení jak se uživatelé mají hlásit do systému. Například zda požadovat po účastnících vytvoření přihlašovacího jména nebo umožnit rezervaci komukoliv kdo vidí rozvrh. Více o těchto nastaveních najdete na Nastavení přístupu k rozvrhu.
Krok Testování rozvrhu z pohledu koncového uživatele
Pokud chcete zobrazovat konkrétní rozvrh tak odkaz na něj najdete na na stránce Přehled. Uživatelé se k němu mohou přihlásit vpravo nahoře.
Krok Integrace rezervačního systému do vašeho webu
K dispozici jsou dvě základní možnosti jak se uživatelé mohou dostat k vašemu rozvrhu:
- Vytvořit na vašem webu odkaz na rozvrh SuperSaaS.
- Vložit stránku do rámu (iframe) do vašeho webu.
Více se o tom dozvíte na stránce s návodem Integrace rozvrhu do vašeho webu.
Rezervační systém se může zobrazit uživatelům několika způsoby. Může být přes iframe integrován do vašeho webu, nebo použitý v mobilním verzi či jenom nalinkovaný přímo na web SuperSaaS.
Pokud si chcete změnit vzhled a barevné schéma rozvrhu, více informací najdete v návodu Změna vzhledu rozvrhu.