Návod: Úprava procesu zpracování v rezervačním systému

vývojový graf procesu rezervace

Přizpůsobit průběh zpracování rezervace můžete na záložce "Zpracovat" kam se dostanete po kliknutí na tlačítko "Nastavení" v rozvrhu. Jako první věc najdete na stránce vývojový diagram, který zobrazuje kroky, které musí projít kdokoliv kdo si provádí rezervaci. Nezahrnuje ovšem kroky které vedou k vytvoření přihlašovacího jména - ty jsou zobrazeny na stránce "Nastavení přístupu" v pravém menu a jsou detailně popsány zde návodu k nastavení přístupu. Vývojový diagram automaticky aktualizuje, jakmile provedete změny na zbývající části stránky. Například pokud si zvolíte volbu "Vždy poslat potvrzení" ve vývojovém diagramu se objeví další krok navíc.

Pod vývojovým diagramem můžete nastavit, na které informace se ptát při každé rezervaci. Uvědomte si prosím, že pokud vyžadujte při přihlašování email, tak nebude při vytváření rezervace vyžadován, protože ho systém už zná.

Pokud budete od uživatelů požadovat informace, které již zadal při přihlášení, tak tyto informace budou při tvorbě rezervace nastaveny jako výchozí. Například pokud budete vyžadovat adresu při vytváření přihlašovacího jména, tak potom při tvorbě vlastní rezervace použijí jako výchozí a klienti je nemusí znovu zadávat.

rezervace pro zákazníka

Většina polí ve formuláři jsou jednoduché textové pole, kromě pole pro zadání adresy, které je s více řádky a země, kde je rozbalovací menu. V "Nastavení přístupu" v pravém menu můžete nastavit 2 další pole při vytváření přihlášení a další dvě zde, celkem máte tedy 4 pole navíc. Na stránce "Zpracovat" můžete ještě tyto dvě pole upravit pomocí odkazu "Upravit", který se na nachází vedle nich, aby měly větší textovou oblast nebo rozbalovací menu. Pokud uživatelům nabízíte výběr produktů nebo služeb, rozbalovací menu může být dobrá volba. Na stránce úprav najdete bližší vysvětlení všech voleb. Mimo to si můžete nastavit identifikátor produktu (produktový kód), který se bude ukládat s každou volbou a umožní jednoduchou integraci do dalších programů, například když rozvrh stahujete do Excelu.

Pokud potřebujete více polí než zde, můžete si vytvořit formulář na míru bez omezení počtu polí včetně upravitelných popisků. Na stránce "Ovládací panel" najdete v pravém menu položku "Nový formulář", která otevře editor pro tvorbu formulářů, kde si můžete navrhnout formulář s různými poli včetně "zaškrtávacích čtverečků" a "radio buttonů". Po pojmenování formuláře a jeho uložení, se v záložce "Zpracovat" objeví možnost připojit tento formulář k vašemu rozvrhu, takže bude vyplněn každým kdo se přihlásí nebo vytvoří rezervaci. Můžete to využít například pro zobrazení a odsouhlasení "Obchodních podmínek" klienty před vytvořením rezervace.

Pokud na stránce "Nastavení přístupu" vytvoříte pole pro "dohled (supervizi)", můžete si vybrat zda má nebo nemá být viditelné pro koncového uživatele. Toto pole pro dohled (supervizi) se hodí pro případy, kdy nechcete aby uživatel v něm prováděl změny - např. členské číslo. Rovněž toto pole můžete použít pro poskytnutí slevy individuálnímu zákazníkovi. Jednoduše vložíte do tohoto pole -10% a sleva se automaticky aplikuje při jakékoli platbě tohoto zákazníka skrz rezervační systém.

Další volba umožňuje nastavit uživatelům možnost vytvářet opakované rezervace. Pokud je tato volba aktivní - objeví se tlačítko "Opakovat" v dialogovém okně při vytváření rezervace zákazníkem. Tato volba se chová mírně odlišně u "zdrojového" a "kapacitního" typu rozvrhu. V "zdrojovém" typu rozvrhu se uživateli nabídne opakování jeho rezervace denně/týdně/měsíčně/atd do určitého data. V "kapacitním" typu rozvrhu bude tato volba aktivní pouze když předtím vytvoříte opakující se slot. Můžete uživateli buď povolit vybrat si ze seznamu datumů, které chce opakovat nebo ho můžete přimět si rezervovat všechna opakující se datumy najednou. To se hodí v případech kurzů kdy studenti mají navštěvovat sérii lekcí. Při opakující volbě dialog u změny rezervace bude obsahovat možnost změnit jednu nebo všechny budoucí rezervace.

V další sekci můžete změnit proces rezervace zvolením volby "Vyžadovat schválení…" nebo "Dokončit platbu…". Když zvolíte "Vyžadovat schválení" tak rezervace bude pouze předběžná. Administrátor nebo superuživatel pak musí každou rezervaci schválit a případně odeslat potvrzení rezervace. Systém lze nastavit tak, že při každé rezervaci poslal administraci pokaždé email s odkazem na schválení.

Mimo to je zde zaškrtávací box, kdy můžete nastavit automatické schválení rezervací vytvořených superuživatelem a administrátorem. Krom tohoto nastavení, pokud některý uživatel bude mít "neomezený kredit", tak jeho rezervace také budou automaticky schválené. Což je jednoduchý způsob, jak umožnit vybraným uživatelům, kterým důvěřujete obejít nutnost schvalování jejich rezervací. Pokud chcete dá uživateli neomezený kredit, nejdřív je potřeba nastavit kreditní systém na stránce "Nastavení plateb" a potom mu jej můžete na stránce správy uživatelům nastavit. Detaily plateb jsou popsány ve samostatném návodu viz nastavení plateb

U výchozího nastavení uživatel zůstane na stejné stránce, kde dokončil rezervaci. Jeho rezervace bude na rozvrhu zvýrazněna spolu se vzkazem, že rezervace proběhla úspěšně. Toto chování můžete změnit zadáním vaší vlastní URL adresy, kam bude uživatel přesměrován po provedení rezervace. Pro sledování úspěšných rezervací (např. pomocí Google Analytics) můžete v URL adrese využít následující "kouzelná" slova (proměnné) $name, $id, $price, $slot_id, $email nebo $full_name, které budou nahrazeny přihlašovacím jménem, ID, cenou, číslem slotu, emailem nebo celým jménem. Pokud zadáte vaši vlastní URL velmi důrazně doporučujeme na tuto stránku jasně uvést, že uživatel úspěšně dokončil rezervaci. Pokud uživatele přesměrujete pouze na vaši homepage bez jakéhokoli potvrzení o provedení rezervace, tak tím budete uživatele mást (a navíc PayPal tento způsob zakazuje v případě pokud jej budete používat pro platby) Pokud se uživatel odhlásí z rezervačního systému SuperSaaS tak je přesměrován na URL adresu uvedenou na stránce "Nastavení vzhledu". V tomto případě to může být jiná URL adresa a zde lze využít i homepage.

Další část se zabývá nastavením emailových vzkazů. Všimněte si, že většina emailů není odeslána při činnosti administrátora v systému, protože by jste si při práci v systému mohli zahltit emailovou schránku. Pokud si tedy chcete vyzkoušet odesílání emailů z rezervačního systému, napřed se přihlaste jako běžný uživatel - tak jak je vysvětleno v návodu na vyzkoušení rezervačního systému

Rezervační systém může generovat několik různých emailových zpráv:

Jak upravit obsah emailů vašim uživatelům můžete zjistit v návodu 'na změnu vzhledu'. Mimo výše zmíněné emaily můžete nechat posílat email když se noví uživatelé přihlásí s volitelnou možností přidat odkaz pro potvrzení správnosti emailu. Tento email se nastavuje stránce "Nastavení přístupu" dostupné z pravého menu.

Tvorba rezervací ze někoho jiného

Když se rezervace vytvoří, tak ji systém ukládá spolu s přihlašovacím jménem toho kdo ji vytvořil. Uživatel pak vidí všechny své rezervace na záložce 'Agenda' a v kalendáři je má vizuálně odlišné. Pokud získáte rezervaci jinou cestou např. telefonicky, budete ji také chtít zadat do systému. Všechny tyto rezervace se pak zobrazí jako přiřazené administrátorovi. V některých případech, ale budete potřebovat rezervaci za někoho jeho jménem V tomto případě přejděte na stránku "Uživatel - správa" v pravém menu a klikněte na modrou šipku před uživatelem, za kterého chcete vytvořit rezervaci. Rezervace se pak bude tvářit jako vytvořená uživatelem a za lomítkem bude jméno toho kdo vystupoval za uživatele. Tímto postupem se zajistí, že klient tuto rezervaci uvidí a také to umožňuje odesílání automatických potvrzení a připomínek uživateli. Pokud již nechcete vystupovat za uživatele, stačí se odhlásit v pravém horním rohu. Při vystupování za uživatele vám zůstanou administrátorská oprávnění, takže stále budete moci vidět rezervace ostatních.

Pokud většinu rezervací provádíte za klienty vy a nevadí vám, že všechny rezervace budou vytvořeny vámi, tak je zde existuje ještě rychlejší cesta než ta zmiňovaná v předchozím odstavci. U tohoto způsobu stačí změnit emailovou adresu potvrzovacího emailu. Provedete to tak, že na stránce "Nastavení přístupu" odškrtnete volbu "Použít emailovou adresu jako přihlašovací jméno". Když se pak vrátíte od záložky "Zpracování" uvidíte, že zde přibyla pole pro zadání emailu. Takže v momentu kdy jako administrátor nebo superuživatel budete vytvářet rezervaci vyplněním tohoto pole zajistíte odeslání potvrzení a případně připomínky. Pokud si rezervaci vytvoří běžný uživatel a nevyplní pole email, systém použije pro označení rezervace uživatelovo přihlašovací jméno.

V poslední části si nastavíte jak dlouho předem může uživatel přidat nebo změnit rezervaci. Jako administrátor můžete vytvářet rezervace i mimo nastavené omezení, takže pokud si chcete nastavená omezení vyzkoušet, musíte se přihlásit jako koncový uživatel.


Další návod: Změna vzhledu | Zpět na Seznam návodů