Fitness

Návod: Jak vytvořit rezervační systém pro Fitness klub

Tento návod popisuje jak nastavit rezervační systém například pro fitness klub. Výsledek pak můžete vidět zde demoverze rezervačního systému. Mělo by být zřejmé, že tyto instrukce si můžete přizpůsobit tak, aby odpovídaly Vašim specifickým potřebám. Například stejné nastavení můžete použít pro přihlašování studentů na lekci nebo pro registraci účastníků konference.

Jak používat tuto dokumentaci

Běžný způsob nastavení rezervačního systému SuperSaaS je pomocí cyklu "Nastav a vyzkoušej":

  1. Nastavte si základní rozvrh pomocí průvodce
  2. Vyzkoušejte jak zda-li funguje podle očekávání
  3. Dokuď nejste spokojení provádějte změny v nastavení a pak se vraťte k bodu 2.
  4. Až jste spokojeni tak rozvrh umístěte na váš web.

Tato dokumentace sleduje tuto základní strukturu, jen v některých místech se odlišuje, aby bylo možné ponechat související věci u sebe. Kliknutím na odkaz "Další kapitola" dole vás přenese v dokumentaci postupně k dalším bodům, ale skrz seznam návodů můžete přeskočit rovnou k tématu, které Vás zajímá.

Předtím než začnete si vytvořte v rezervačním systému SuperSaaS účet, pokud jej již nemáte. Je to zdarma a potřebujete akorát platnou emailovou adresu. Do účtu se přihlašte - budete tak mít stránku s ovládacím panelem před sebou. Pokud jste již nějaký rozvrh vytvořili, tak zde bude zobrazen, jinak bude stránka prázdná.

Nastavte si základní rozvrh pomocí průvodce

Klikněte na tlačítko ‘Nový rozvrh’ v pravém menu pro spuštění průvodce na vytvoření rozvrhu. Průvodce se vás zeptá na řadu otázek a vytvoří rozvrh podle vašich odpovědí. Na první stránce průvodce je volba mezi "Kapacitním" a "Zdrojovým rozvrhem". Tato volba je velmi důležitá - protože změnit ji lze pouze vytvořením nového rozvrhu úplně od začátku.

Pro tento způsob potřebujeme ‘kapacitní’ typ rozvrhu, protože chceme aby umožnit rezervaci více osobám v jeden časový úsek. Pokud ovšem chcete rezervovat v určitém čase jenom jednu věc, jako jednací místnost nebo soukromou lekci klavíru, raději zvolte "zdrojový" nebo "servisní" typ rozvrhu. V některých situacích mohou fungovat různé typy rozvrhu. Jednoduše si vyzkoušejte všechny možnosti a pak si ponechte tu, která Vám vyhovuje nejvíce. Pro detailní vysvětlení jednotlivých typů rozvrhů se podívejte na přehled typů rozvrhů.

Klikněte na ‘další’ aby jste se dostali ke kroku 2, kde zadáte svému rozvrhu název. Tento název spolu s názvem vašeho účtu vytvoří adresu webu, kterou pak uvidí Vaši zákazníci, když budou využívat vámi nastavený rezervační systém. Můžete ho jednoduše nazvat "rozvrh", ale pro vaše zákazníky bude jednodušší zvolit něco více popisného co charakterizuje to co je rezervováno. V tomto případě jsme zvolili “Fitness lekce” a dali ‘další krok’.

V kroku 3 nastavíme kolik lidí můžeme mít na jednu lekci. Pokud víte, že ne všechny lekce budou mít stejnou kapacitu zvolte si "Nejisté". Také si můžeme zvolit ‘Vícenásobné’, kdy si kapacitu volíte jednotlivě po lekcích. To je víceméně výchozí nastavení. V našem příkladu jsme zvolili výchozí čas trvání 2 hodiny a zaškrtli jsme zatržítko pro použití funkce čekacích listin.

Kliknutím na tlačítko “Dokončit” vytvoříme rozvrh a můžeme ho začít ihned používat. Nyní již máte plně funkční rezervační systém! Ještě zbývá vyzkoušet zda funguje správně.

Menu Blok

Vyzkoušejte základní funkcionalitu

Pro vyzkoušení aplikace klikněte na "Použít" v modrém rámečku v rozvrhu vpravo. To je viditelné pouze když jste přihlášení jako administrátor. Stejně tak můžete volbu "Použít" najít na ovládacím panelu v administraci, kam se dostanete po kliknutí na odkaz "Ovládací panel" vpravo nahoře. Samozřejmě si můžete rovněž adresu rozvrhu uložit do záložek.

Prázdný rozvrh Když poprvé vstoupíte do aplikace, tak bude rozvrh prázdný. Velmi mnoho věcí se zde dá nastavit. Můžete zobrazit například jen měsíční zobrazení nebo rozvrh nemusíte zobrazovat vůbec. Nejprve si vyzkoušíme základní funkce.

Začneme vytvořením lekce - časového úseku, v kterém zákazníci budou vytvářet rezervace. Klikněte na místo v rozvrhu, kde chcete časový úsek vytvořit - objeví se zde dialogové okno ‘Nový slot’ Pokud se dialogové okno nachází na nevhodném místě, můžete jej jednoduše chycením za horní lištu přesunout, stejně jako okno ve Windows. Dialogové okno Nový slot Místo hledání správného datumu můžete jednoduše změnit datum v poli ‘Kdy’. Vyplňte ‘název’ a ‘popis’ aby bylo vašim zákazníkům jasné co si rezervují. Když vynecháte některé pole, tak se dialogové okno bude mírně lišit od tohoto zobrazeného zde. Pro změnu barvy opakovaně klikněte na malý čtvereček v pravé dolní části okna. Abychom si později mohli lépe demonstrovat funkci čekacích listin, tak jsme si zadali lekci jen s kapacitou 3. Nyní klikněte na tlačítko "Vytvořit slot" a ověřte si zda se slot objevil v rozvrhu.

Kliknutím na právě vytvořený časový úsek se Vám zobrazí zatím prázdná lekce bez rezervací. V dolní části se Vám pak zobrazí tři odkazy ‘Nová rezervace’, ‘Upravit slot’ a ‘Zavřít’. Odkaz "Nová rezervace" využijete v případě kdy chcete přidat účastníky lekce sami, v případě kdy si lekci objednají telefonicky a vy chcete mít na webu kompletní přehled. Uvědomte si, že koncoví uživatelé uvidí jiné možnosti, k těm se dostaneme později.

Vytvořme tedy rezervaci kliknutím na "Nová rezervace" a po té na "Vytvořit rezervaci". "Standardně se systém ptá pouze na jméno, jak to změnit k tomu dojdeme později, Když znovu kliknete na danou lekci uvidíte, že se několik věcí změnilo. První rezervace Lekce nyní zobrazuje počet nově vytvořených rezervací a barevný box ukazuje "1/4" což znamená 1 obsazené místo z dostupných 4. Rovněž zelené zatržítko zobrazené na slotu ukazuje, že jsem rezervaci přidali sami.

Pomocí odkazu "Editovat slot" můžete provádět změny v dané lekci. Pokud změníte detaily lekce, jako počáteční čas, všechny rezervace pro tento čas jsou přesunuty na nový čas. Později si ukážeme jak dát vědět již přihlášeným účastníkům, že došlo ke změně. A konečně odkaz "Zavřít" jednoduše zavře dialogové okno. Má stejnou funkci jako křížek v okně vpravo nahoře

Změna nastavení

Nyní máte nastavený fungující rezervační systém v základu. Nicméně průvodce při vytváření rozvrhu pracuje s řadou předpokladů, které Vám nemusí vždy vyhovovat, takže je pravděpodobné, že budete potřebovat ještě provést změny v nastavení, tak aby odpovídalo Vašim potřebám. V administraci klikněte na tlačítko "Nastavení" pro přechod k stránce s přehledem nastavení, kde je přehled všech voleb, které můžete změnit. Na této stránce můžete také dočasně zablokovat rozvrh nebo ho úplně smazat. Nyní si popíšeme první záložku "Zdroje". Ostatní záložky jsou popsané v následujících odstavcích.

Zdroje

Záložka "Zdroje" pro "kapacitní" typ rozvrhu

Záložka zdroje obsahuje nastavení, které definuje zdroj - tj. věc kterou chcete rezervovat. Uvědomte si, tato záložka vypadá jinak když vytváříte " zdrojový" typ rozvrhu místo "kapacitního" typu. První volba se týká správného pojmenování zdroje. Jméno, které vyberete bude použito místo standardního názvu "slot" a "rezervace". Chybové hlášky, emailové potvrzení a nápověda bude pracovat s názvy, které jste si vybrali. Takže když vytváříme systém pro fitness lekce, tak si můžeme vybrat pojem "lekce". Rovněž můžeme změnit používaný termín pro "uživatele" například ho můžeme změnit na "student", ale změnu musíme provést na jiné stránce, protože ta nesouvisí se zdrojem (dostaneme se k tomu později) Nicméně na několika místech tyto pojmy zůstávají z důvodů českého skloňování. Systém zadaný termín pro slot převede do množného čísla - to ovšem platí pouze pro anglickou verzi. Pro cizí slova se dá zapsat zvolený termín v jako "singulár nebo plurál" (bez možnosti skloňování).

Níže na stránce si nastavíte detaily ohledně kapacity. V prvním poli uvedete výchozí kapacitu tedy “Kolik lidí se vejde na jednu lekci?" Pokud se odpověď liší lekce od lekce, nevadí, pro jednotlivé lekce můžete jejich kapacitu změnit při jejich vytváření. Zadáním nuly vypnete kontrolu počtu přihlášených úplně. Do druhého pole zadejte kolikrát si může jedna osoba rezervovat jednu lekci. Nastavením jiné hodnoty než 1 přidá do uživatelského rozhraní pole s výběrem počtu rezervací. Pro fitness lekci zde ponecháme 1, ale pokud budete chtít prodávat skrz SuperSaaS lístky na divadlo, bude smysluplné povolit lidem koupit více lístků najednou.

Dále můžete určit kolik rezervací může běžný uživatel vytvořit ve všech lekcích. Také můžete určit zda se mají v tomto případě započítávat i proběhlé rezervace. Po dosažení maxima může uživatel pouze rezervace měnit nebo mazat. Nakonec je zde ještě zatržítko, které určuje zda si uživatelé mohou vytvořit další rezervaci na stejnou lekci. Systém může rozpoznat, že je někdo "stejná osoba" jen podle přihlašovacího jména. Takže když lidem povolíte vytvářet si jejich vlastní přihlašovací jména (nebo povolíte anonymní rezervace), potom systém nemůže zabránit opakovaným rezervacím v případě vytvoření druhého přihlašovacího jména.

V další části "Přeplnění kapacity" se nastavíte co se má stát když se kapacita slotu naplní. Můžete jednoduše odmítnout další rezervace, povolit překročení limitu pouze vám, limit rezervací ignorovat nebo povolit zařazení na čekací listinu. Čekací listiny je poměrně propracované. Pro každou událost se vytváří zvláštní čekací listina a uchovává se pořadí v kterém se lidé na čekací listinu zařadili. Pokud je zaškrtnuta volba automatického zařazení, tak když někdo zruší rezervaci, první osoba na čekací listině volné místo obsadí. V případě když povolíte více rezervací na jednoho člověka tak je to ještě o něco komplikovanější. Více rezervací na člověka umožníte zadáním jiné hodnoty než jedna do pole u otázky "Kolikrát si může jeden slot rezervovat ve stejný čas stejný uživatel?" Při rezervaci se potom uživatelům při zadávání objeví pole "Počet", které umožní uživatelům zadat počet míst, která chtějí zarezervovat. (Na záložce "Zpracování" můžete pole "počet" změnit na něco více vhodnějšího jako "počet sedadel") Pokud si někdo chce rezervovat více míst než je dostupné, tak bude zařazen na čekací listinu dokud se neuvolní dostatek míst. Jako administrátor můžete kdykoliv potvrdit rezervaci lidem na čekací listině i když to bude přes zadaný limit. Jak si ukážeme později. Další věcí, kterou je potřeba si uvědomit, že automatické umístění z čekací listiny podléhá nastaveným časovým limitům v záložce "Zpracování" (viz další část návodu). Takže když nastavíte omezení, že rezervace lze provádět nejpozději den předem, tak to samé bude platit pro automatické umístnění z čekací listiny.

Pod nadpisem "Umístění" najdete zaškrtávací box pro přidání dalšího pole k určení lokality. To můžete použít v například pro určení učebny, pokud jich máte více. Odpovídajícím způsobem se změní i dialog pro uživatele u nové rezervace a pokud publikujete Váš kalendář, tak toto pole bude rovněž vidět v odpovídajících polích uvnitř Outlooku nebo Google kalendáře.

Pole "Cena" je popsáno v samostatném návodu k nastavení plateb (ENG) proto ji zde přeskočíme. Pod nadpisem "Čas" si nastavíte výchozí délku "slotu" a upravíte rozhraní pro uživatele týkající se času. Zaokrouhlit všechny časy na celé dny může být vhodné, pokud SuperSaaS používáte pro věci, které zabírají více dnů - jako pronájem chaty. Nastavení 'Dostupnosti' se provádí jinde, zde to jen mění vzhled rozvrhu, nezabrání to přidání lekce na neděli, kdy nemáte otevřeno.


Další návod: Nastavení přístupu k vašemu rozvrhu | Zpět na Seznam návodů