Terapeut

Návod na vytvoření rezervačního systému pro terapeuta

Tento návod ukazuje jak přidat rezervační systém na váš web pro služby typu terapie nebo masáže. Na výslednou podobu rozhraní pro zákazníky se můžete podívat na tomto odkazu demoverze rezervačního systému. Mělo by být jednoduché přizpůsobit tento návod vašim konkrétním potřebám. Návod například můžete stejně tak použít pro vytvoření rezervačního systému pro kadeřníka, fotografa nebo jízdy v autoškole.

Jak používat tuto dokumentaci

Běžný způsob nastavení rezervačního systému SuperSaaS je pomocí cyklu "Nastav a vyzkoušej":

  1. Nastavte si základní rozvrh pomocí průvodce
  2. Vyzkoušejte jak zda-li funguje podle očekávání
  3. Dokuď nejste spokojení provádějte změny v nastavení a pak se vraťte k bodu 2.
  4. Až jste spokojeni tak rozvrh umístěte na váš web.

Tato dokumentace sleduje tuto základní strukturu, jen v některých místech se odlišuje, aby bylo možné ponechat související věci u sebe. Kliknutím na odkaz "Další kapitola" dole vás přenese v dokumentaci postupně k dalším bodům, ale skrz seznam návodů můžete přeskočit rovnou k tématu, které Vás zajímá.

Předtím než začnete si vytvořte v rezervačním systému SuperSaaS účet, pokud jej již nemáte. Je to zdarma a potřebujete akorát platnou emailovou adresu. Do účtu se přihlašte - budete tak mít stránku s ovládacím panelem před sebou. Pokud jste již nějaký rozvrh vytvořili, tak zde bude zobrazen, jinak bude stránka prázdná.

Nastavte si základní rozvrh pomocí průvodce

Klikněte na tlačítko ‘Nový rozvrh’ v pravém menu pro spuštění průvodce na vytvoření rozvrhu. Průvodce se vás zeptá na řadu otázek a vytvoří rozvrh podle vašich odpovědí. Na první stránce průvodce je volba mezi "Kapacitním" a "Zdrojovým rozvrhem". Tato volba je velmi důležitá - protože změnit ji lze pouze vytvořením nového rozvrhu úplně od začátku.

V tomto příkladu se počítá s tím, že terapeuta nebo maséra může navštívit v jednom čase pouze jedna osoba. Pokud potřebujete aby bylo možné provést více rezervací na stejnou dobu jako třeba u lekce jógy nebo zumby, potřebujete "kapacitní" typ rozvrhu. Na druhou stranu, pokud potřebujete rozvrh pro dvě věci najednou u každé rezervace, například pro určité ošetření potřebujete terapeuta a místnost, potom se více hodí "servisní" typ rozvrhu. V některých situacích budou fungovat oba způsoby; jednoduše si vyzkoušejte všechny, abyste zjistili, který vám bude více vyhovovat. Pro detailní vysvětlení jednotlivých typů rozvrhů se podívejte na přehled typů rozvrhů.

Klikněte na ‘další’ abyste se dostali ke kroku 2, kde si nastavíte základní pravidla pro přístup. Pro náš příklad terapeuta si vybereme ‘rezervační systém’, který vyžaduje aby se lidé pro vytvoření rezervace přihlásili. Volba "samoobsluha" by znamenala systém bez omezení s tím, že kdokoliv může vytvářet nebo mazat rezervace. To je vhodné pouze pro uzavřenou skupinu uživatelů, například u rezervačního systému pro jednací místnosti. Na druhou stranu volba ‘kalendář události’ dovolí lidem se pouze dívat se na rozvrh bez možnosti cokoliv měnit.

U kroku 3 máte volbu zda mít v kalendáři jednu nebo více věcí. Pokud máte více než jednu tak je zde vyplníte. Budou pak zobrazeny po straně vašeho rozvrhu. Pokud to není přesně to chcete, jednoduše si vytvořte pro každý zdroj samostatný kalendář. Pro teď předpokládáme, že je zde pouze jeden terapeut.

Další krokem je dotaz na název vašeho rozvrhu. Tento příklad spolu s názvem vašeho účtu vytváří adresu webu, kterou klienti uvidí ve svém prohlížeči. Jednoduše můžete zvolit název jako "rozvrh", ale pro vaše zákazníky bude lepší když si vyberete něco více popisující to to chcete rezervovat. V návodu jsme použili "terapeut", pak přejděte na ‘další krok’. Později název rozvrhu můžete změnit (i vaše jméno účtu) ale tím se změní i URL adresa vašeho rezervačního kalendáře.

V posledním kroku si nastavíte dostupnost vašich zdrojů (v závislosti na tom zvolené variantě se další nastavení bude lišit). Nastavení, která zde probíráme jsou jen základem, později můžete změnit klidně otvírací dobu pro každý den jinak. Pokud rezervace začínají ve specifických hodinách, tak systém pak poskytuje nejjednodušší uživatelské rozhraní, protože umí vygenerovat "sloty či boxy" na které si klient pro rezervace pouze klikne (tento odkaz na demoverzi zobrazuje právě takové nastavení). Vložíte zde "*:00, *:30" a systém pak vykreslí sloty (boxy) na každou půlhodinu. Pokud budete chtít nabízet různou délku terapie nebo ošetření, tak toto nastavení není vhodné, v tom případě si uživatel může kliknout kamkoliv do kalendáře a vybrat si délku.

Kliknutím na tlačítko “Dokončit” vytvoříte rozvrh, který je ihned on-line k dispozici. Nyní máte již k dispozici fungující rezervační systém! Zbývá tedy vše vyzkoušet.

Menu Blok

Vyzkoušejte základní funkcionalitu

Pro vyzkoušení aplikace klikněte na "Použít" v modrém rámečku v rozvrhu vpravo. To je viditelné pouze když jste přihlášení jako administrátor. Stejně tak můžete volbu "Použít" najít na ovládacím panelu v administraci, kam se dostanete po kliknutí na odkaz "Ovládací panel" vpravo nahoře. Samozřejmě si můžete rovněž adresu rozvrhu uložit do záložek.

Prázdný rozvrh Když poprvé vstoupíte do aplikace, tak bude rozvrh prázdný. Velmi mnoho věcí se zde dá nastavit. Můžete zobrazit například jen měsíční zobrazení nebo rozvrh nemusíte zobrazovat vůbec. Nejprve si vyzkoušíme základní funkce.

Začněme vytvářením rezervace. To provedete kliknutím na na den v kalendáři, kde se pak objeví dialogové okno "Nová rezervace". Kdyby okno bylo v nevyhovující poloze, můžete si jej chycením za horní lištu přetáhnout na vyhovující pozici. dialog u nové rezervace Místo přechodu na správné datum, stačí pouze změnit datum v poli "Kdy". Standardně se systém ptá pouze na jméno a telefonní číslo - později se podíváme na to jak přidat další pole.

Kliknutím na "Vytvořit rezervaci" dojde k změně rozvrhu - určité období je nyní obsazeno. Na obsazené období znovu a přesvědčte se zda okno rezervace nyní obsahuje tlačítka ‘Změnit’ a ‘Smazat’ Pomocí odkazu "Zavřít" se dialogové okno jednoduše zavře, stejnou funkci poskytuje červený křížek vpravo nahoře.

Změna nastavení

Nyní máte základní nastavení rezervačního systému. Průvodce ale pracuje při nastavení s mnoha předpoklady, které pro vás nemusí být vhodné. Pravděpodobně tedy budete potřebovat provést ještě nějaké změny v konfiguraci, aby systém více vyhovoval vašim potřebám. Pro přechod na stránku s přehledem nastavení, které můžete změnit, klikněte na tlačítko "Nastavení". Tato stránka Vám dovolí dočasně zablokovat rozvrh nebo jej úplně smazat. Nyní si probereme první záložku "Zdroje". Ostatní záložky mají v nápovědě svůj vlastní odstavec.

záložka zdroje

Záložka zdroje pro "zdrojový" typ rozvrhu

Záložka "Zdroje" obsahuje nastavení zdrojů, tj. věcí, které chcete rezervovat. Uvědomte si prosím, že záložka "Zdroje" vypadá jinak při použití "kapacitního" typu rozvrhu než když nastavujete "zdrojový" typ rozvrhu. V první části můžete přidat nebo smazat zdroje. Například přidat dalšího terapeuta, aby se zobrazil v stejném rozvrhu. Pokud již více zdrojů používáte, můžete se vrátit zase zpět k jednomu zdroji pouhým smazáním těch nepotřebných. Při mazání zdroje dejte pozor - při jeho smazání se smažou i všechny s ním související rezervace.

V části ‘Volba termínu k popisu vstupu’ si můžete vybrat jiný popis než rezervace, ale vzhledem ke skloňování češtiny je lepší zůstat u pojmu rezervace. Tento termín se pak objevuje v řadě dialogových boxů, nápovědě a potvrzeních emailu. Stejně tak jako možnost změnit označení "uživatel" například na klient. Pro tyto slova můžete zvolit ještě variantu jednotného nebo množného čísla (v české verzi to nelze).

Pod nápisem Limit na uživatele můžete nastavit maximální počet schůzek či rezervací, které může běžný klient vytvořit. Po dosažení maximálního počtu po té může rezervace pouze měnit nebo smazat. Můžete si zvolit jestli tento limit má zahrnovat všechny rezervace nebo pouze ty budoucí.

Další nastavení se týkají kdy váš zdroj může být rezervován a na jak dlouho. Máte tři možnosti:

  1. Můžete nechat klienta specifikovat jak dlouho rezervace má trvat. V tomto případě nastavíte pouze maximální a minimální dobu na kterou lze rezervaci vytvořit.
  2. Můžete nastavit každé rezervaci stejnou délku. V tomto případě délku nastavíte jako výchozí hodnotu.
  3. Můžete si nechat klienta vybrat z nabídky různých variant. V tomto případě se objeví seznam s jednotlivými možnostmi. Podívejte se na pokyny a text nápovědy, která se zde objevuje, abyste vše správně pochopili

Pod nadpisem "Cena" si můžete nastavit zda chcete nebo nechcete aby vaši klienti při rezervaci platili. Můžete si vybrat pevnou částku nebo částku podle délky rezervace. Postup nastavení najdete na stránce nápovědy (odkaz vpravo nahoře v administraci). Pokud povolíte opakované rezervace, cena se vynásobí jejich počtem, který si klient rezervuje. Detailní návod nastavení plateb najdete v návodu pro nastavení plateb (ENG)

Pokud si nastavíte přestávku na jinou než nulovou hodnotu, systém se vždy postará aby mezi jednotlivými rezervacemi zbyl volný čas, například na na úklid. Přestávka se nepoužije v případě kdy rezervace na začátku nebo na konci otvírací doby. V poli "Omezení počátečního času" můžete zadat čas, který si klient může zvolit jako počáteční. Jak bylo vysvětleno dříve - pokud počáteční a koncové časy jsou pevné, systém vám může zobrazit v rozvrhu jen úseky na které si klient vybere kliknutím myši. V tomto případě "výchozí délka" určí velikost těchto úseků. V další části můžete určitým uživatelům (superuživatelům) a vám dát právo na ignorování zmiňovaných časových omezeních.

Pokud časová omezení nezadáte rezervace mohou být zadány na jakýkoli čas, takže pravděpodobně budete potřebovat nastavit odpovídající zaokrouhlení časových úseků. Tímto se vyhnete tomu, aby vám klienti prováděli rezervace v nepravidelných časech jako od 14:07 do 14:23, což by vám způsobilo zbytečné prostoje v rozvrhu. Pokud nastavíte počáteční časové omezení a zároveň zaokrouhlení časových úseků, potom budou zaokrouhlen pouze koncový čas.

Pokud zvolíte volbu "Zaokrouhlit všechny časy na jeden den", tak v kalendáři se nebudou zobrazovat hodiny a minuty. To je užitečné pro události trvající více dnů jako je pronájem chaty, kde by nebylo vhodné určit čas v minutách. Dále můžete omezit dobu na kterou si klienti mohou vytvořit rezervaci pomocí nastavení otvírací doby. To se nastavujte v odlišné části kam se dostanete přes odkaz "Změnit otvírací dobu".


Další návod: Nastavení přístupu k vašemu rozvrhu | Zpět na Seznam návodů