Terapeut

Návod na nastavení rozvrhu pro služby

Tento návod popisuje jak použít "servisní typ" rozvrhu k vytvoření kalendáře pro rezervace služeb. Rezervační systém SuperSaaS nabízí dva další typy rozvrhů - jmenovitě "kapacitní typ" a "zdrojový typ". Pokud chcete zjistit, který se hodí nejvíce pro vaše účely tak si přečtěte vysvětlení v popisu typů rozvrhů

V demoverzi si můžete vyzkoušet funkční příklad servisního typu rozvrhu. Tato demoverze ukazuje terapeuta pouze jako příklad - jednoduše se dá stejné nastavení použít pro zubaře, nehtové studio nebo pro jakýkoli jiný podnik, který nabízí více služeb z kterých si můžete vybrat.

Servisní rozvrh může využívat zdrojové rozvrhy

Služba typicky vyžaduje dostupnost jednoho nebo více zdrojů. Například služba "masáž" vyžaduje aby byl dostupný zdroj "masér". A služba "Jednací místnost s projektorem" bude potřebovat dostupnou jednu místnost a jeden projektor. Když systém vypočítává volné místo pro rezervace, tak kontroluje zda všechny požadované zdroje jsou dostupné. Aby to fungovalo, tak potřebujete vytvořit jeden nebo více zdrojových kalendářů, které obsahují zdroje na kterých daná služba závisí. Provést to můžete před i po vytvoření servisního typu rozvrhu. Všechny související zdroje mohou být v jednom zdrojovém rozvrhu nebo je můžete umístit do samostatných rozvrhů. Protože služba má schopnost použít "jakýkoli dostupný zdroj" v rozvrhu, dává smysl umístit všechny vzájemně zaměnitelné zdroje do stejného zdrojového rozvrhu.

Rovněž je možné použít pro více "servisních" rozvrhů stejný zdrojový rozvrh. Což se hodí, když chcete použít různá omezení pro různé skupiny koncových uživatelů. Například pro skupinu "členů" lze nastavit možnost vidět rezervace ostatních členů a jiné ceny než mají "nečlenové".

Ve zvláštním případě kdy servisní rozvrh používá pouze jeden zdroj, tak zde není potřeba vytvářet oddělený zdrojový rozvrh. Servisní typ rozvrhu pouze stačí nastavit tak, aby nepovolil vytvářet "překrývající se rezervace". Příkladem může být servisní rozvrh pro jednoho lékaře: pokud jsou všechny rezervace jen pro něj, není zde potřeba používat ještě zvláštní zdrojový rozvrh.

Vytvoření nového servisního rozvrhu s použitím průvodce

Pro vytvoření nového rozvrhu klikněte ne odkaz "Nový rozvrh" v pravém menu na stránce ovládacího panelu. (předpokládáme, že jste si již vytvořili účet v rezervačním systému SuperSaaS a přihlásili jste se, odkaz na ovládací panel naleznete vpravo nahoře.) Tímto úkonem se spustí průvodce, který se Vás zeptá na několik otázek a podle nich upraví výchozí nastavení, které bude odpovídat vašim potřebám. První stránka průvodce obsahuje otázku s volbou typů rozvrhu. Ta je poměrně důležitá, protože na rozdíl od ostatních nastavení se dá změnit pouze tak, že začnete s novým rozvrhem znovu od začátku. Tento návod počítá s tím, že jste již rozhodli pro "Servisní" typ rozvrhu, pokud si nejste jisti, tak si přečtěte vysvětlení, které obsahuje průvodce.

Na další obrazovce bude dotaz na název vašeho rozvrhu. Ve finálním kroku budete dotázáni na seznam služeb a jejich výchozí hodnoty týkající se dostupnosti. V průvodci nastavením si pouze definujete jméno a délku trvání každé služby a pokud jste si již vytvořili zdrojový rozvrh, tak u každé služby uvidíte volbu s výběrem zdroje pro danou službu. Později budete mít možnost pro každou službu doplnit detaily, jako popis a cena. Když budete chtít nastavit pouze jednu službu, tak se pole s výběrem dostupných služeb skryje.

Doporučujeme si nastavit rozdělení dne do pevných počátečních časů od kterých si lidé mohou provádět rezervace, například na každou celou hodinu nebo každých 10 minut. Ačkoliv systém pracuje správně s výchozím nastavením počátečních časů, může to někdy vést k překvapivým výsledkům. Například, pokud se dostupnost zdroje liší jenom o několik málo minut, tak systém ukáže, že i pro tak malý časový úsek několika minut je daný zdroj dostupný. Což se hodí málokdy a může to uživatele spíše mást. Na druhou stranu, pokud nastavíte počáteční časy na hodinu, systém ukáže jednotlivé úseky obsahující dostupné zdroje pro určenou hodinu a vše je mnohem přehlednější.

Jakmile kliknete na tlačítko "Dokončit" systém nastaví váš rozvrh, který bude ihned k dispozici.

Vyzkoušení základní funkcionality

Menu Box

Pro vyzkoušení rozvrhu klikněte na tlačítko "Použít" které najdete v nabídce políčka stejného jako na obrázku vpravo. To je dostupné pouze když jste přihlášen jako administrátor, běžní uživatelé jej neuvidí. K rozvrhu se rovněž dostanete přes stránku s ovládacím panelem na níž vždy vede odkaz v pravém horním rohu stránky.

Příklad servisního rozvrhu

Na začátku bude servisní rozvrh prázdný. Pokud budete mít zadáno víc než jednu službu, tak se vlevo vedle rozvrhu objeví sloupec s výběrem služeb, které jsou k dispozici. Pro vytvoření rezervace stačí kliknout na jedno z vytečkovaných okének, které označují místa, kde se dá vytvořit rezervace.

Pokud kliknete na "Vytvořit rezervaci" tak se rozvrh aktualizuje a zobrazí rezervaci a upraví odpovídajícím způsobem dostupnost. Když klikněte na již vytvořenou rezervaci znovu, tak se objeví okno s tlačítky "Změnit" a "Smazat" pomocí kterých rezervaci můžete upravit.

Rezervace vytvořené v servisním rozvrhu se zobrazí v souvisejícím zdrojovém rozvrhu, ale nejdou zde editovat. Když na ně kliknete, tak se objeví odkaz na servisní rozvrh, kde se rezervace dá editovat. I když se rezervace objeví ve více rozvrzích, tak do počtu budoucích rezervací (od kterých se odvíjí cena předplatného) bude započtena pouze jednou.

Změna nastavení

Průvodce nastavením používá rozumné výchozí hodnoty, ale pravděpodobně budete chtít nastavení upravit, aby více odpovídalo vašim potřebám. Kliknutím na tlačítko "Nastavení" přejdete na stránku s přehledem nastavení, kde najdete souhrn jednotlivých voleb. Tato stránka Vám umožní rozvrh smazat nebo jej dočasně zablokovat. První záložka "Služby" je zde detailně popsána. Ostatní záložky mají svoji vlastní kapitolu.

Záložka “Služby”

Záložka služby

V záložce "Služby" najdete seznam dostupných služeb a jejich provázání na zdroje. (Pokud nevidíte záložku "Služby" tak se možná díváte na jiný typ rozvrhu, ostatní typy rozvrhů mají místo této záložky záložku "Zdroje").

Na horní části obrazovky můžete vytvářet a měnit vaše služby. Na řádku s nimi můžete kliknout a tažením můžete změnit pořadí v kterém jsou služby seřazeny. Když kliknete na tlačítko "Nová služba" nebo na ikonku editace existující služby tak se objeví nové okno, které Vám dovolí upravit detaily. Pro změnu barvy opakovaně klikněte na barevný box v pravém horním rohu vyskakovacího okna. Por každou službu můžete zadat pevnou cenu, ale pokud chcete mít ceny více flexibilní tak si můžete vytvořit cenová pravidla, která vám umožní nastavit něco ve smyslu "Tato služba je levnější o 20% o víkendu" apod. Pro více detailů jak nastavovat ceny se podívejte na návod na nastavení plateb (zatím anglicky) .

Volba "Skrytý" umožňuje vytvořit službu, která je dostupná pouze pro administrátora nebo pro superuživatele. Skryté služby se neobjeví v seznamu služeb, které vidí klient. Pokud chcete jenom pro určitou službu mít možnost použít jinou délku, jednodušeji toho lze dosáhnout takto: na záložce "Přístup" zatrhněte checkbox "Povolit superuživatelům a administrátorům obejít všechna časová omezení a otvírací dobu". To vám umožní zadat zvolený čas přímo v rozvrhu aniž byste museli vytvářet pro tyto účely vlastní službu.

V dolní části okna můžete zadat popis vaší služby, který se objeví v kalendáři, když je vybrána daná služba. Může obsahovat formátování a obrázky, ale všimněte si, že zde můžete zadat pouze link na obrázek, který se nachází na jiném webu. Možná tedy budete muset napřed obrázek někam na internet (na váš web např.) nahrát.

Pokud Váš účet v rezervačním systému obsahuje jakékoli zdrojové rozvrhy, tak okno bude obsahovat část "Zdroje", která Vám umožní určit zdroje potřebné při vytváření rezervace. Například můžete určit, že určité ošetření potřebuje rezervovat určitého lékaře a určitou místnost ve stejném čase. Pokud chcete přidat nové zdroje, tak přejděte na stránku ovládacího panelu a zde klikněte na "Nový rozvrh" a vyberte si zdrojový typ rozvrhu. Rovněž můžete přidat další zdroje do již existujícího zdrojového rozvrhu v záložce "Zdroje" v jeho nastavení.

Dolní polovina záložky "Služby" obsahuje obecná nastavení popisující nabízenou službu. U položky "Termín uvedený u zadávacích údajů v rozvrhu" si můžete vybrat odpovídající název místo pojmu "rezervace" (v čj bez možnosti skloňování). Například v případě lékaře může být název ošetření vhodnější. Tento termín se pak objeví ve všech dialogových boxech, nápovědě a emailech. Rovněž můžete změnit termín používaný pro "uživatele", toto nastavení najdete v po kliknutí na položku "Nastavení" v pravém menu (v čj bez možnosti skloňování). V případě angličtiny se automaticky vytvoří množné číslo, pokud se jedná o nepravidelné množné číslo, tak stačí zadat “singular,plural” a systém si zvolí vhodnou variantu (platí pro angličtinu)

U položky "Omezení na uživatele" můžete nastavit maximální počet rezervací, které si klient může vytvořit. Jakmile dosáhne zadaného počtu může si rezervace pouze změnit nebo smazat. Pokud nějaké služba závisí na jednom nebo více zdrojových rozvrzích, tak se tyto limity rovněž použijí.

Pokud checkbox u položky "Více rezervací může být zrealizováno ve stejný čas" není zaškrtnut tak se rozvrh chová tak, že jeden sdílený zdroj je potřeba pro každou rezervaci. To se hodí v případech kdy například jeden lékař používá rozvrh a nemusí tak přidávat další zdrojový rozvrh pro nastavení své dostupnosti.

Volba "Omezit počáteční časy k:" vám umožní rozdělit dostupnost do boxů pro jednotlivé časové úseky. To klientům umožňuje jednoduše si zvolit čas kliknutím na blok a z uživatelského pohledu je to přívětivější způsob než ponechání času bez omezení.

Pokud máte službu, která závisí na vzájemně zaměnitelných zdrojích, tak systém umí volitelně zobrazit klientovi rozbalovací menu, aby si zdroj zvolil. Například to umožní klientovi si vybrat určitého kadeřníka pro jeho účes. A nakonec pro případ když máte více než jednu službu, tak máte možnost si vybrat zda uživatel uvidí seznam všech dostupných služeb nebo zda má být jejich seznam vybrán dopředu.

Jak se vzájemně rozvrhy ovlivňují

Když systém ověřuje dostupnost tak samozřejmě bere v potaz, zda neexistují konflikty mezi požadovaným zdroji. Mimo to si můžete nastavit i mnoho dalších omezení:

Časová perioda je dostupná pouze pokud odpovídá všem omezením včetně omezení, která se týkají každého připojeného zdroje.

Dole na záložce "Otvírací doba", kterou najdete po kliknutí na tlačítko "Dohled" si můžete nastavit dostupnost pro daný rozvrh a rovněž jsou zde zatržítka, které povolí administrátorovi ignorovat všechna nastavená časová omezení. Pokud omezení zde vypnete, tak se to projeví ve všech souvisejících rozvrzích služeb.

Všechna ostatní nastavení v rozvrhu se použijí pouze v daném rozvrhu. Tedy až na emailové potvrzení a připomínku, které jsou odeslány tak, jak jsou nastaveny v rozvrhu v kterém si uživatel vytvořil rezervaci. Nastavení emailů pro související zdroje se nebere v potaz. Cena a nastavení plateb se také berou z rozvrhu v kterém si uživatel vytvoří rezervaci.


Další návod: Nastavení přístupu k rezervacím | Zpět na Seznam návodů